Aktenvernichter kaufen: Die 10 besten Aktenvernichter

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In Büros zählen sie schon lange zum regulären Inventar. Zunehmend lernen auch Privatpersonen ihre Vorzüge schätzen. Die Rede ist von Aktenvernichtern. Doch was müssen sie alles können? Worauf musst Du bei Aktenvernichtern achten? Hier erfährst Du es.

Welche Aufgaben hat ein Aktenvernichter?

Aus Kriminalfilmen erinnerst Du bestimmt Szenen, in denen mithilfe eines Aktenvernichters hektisch belastende Dokumente geschreddert wurden. So dramatische Ursachen hat der Einsatz des Gerätes jedoch selten.

Allerdings fallen in Unternehmen und Privathaushalten regelmäßig Schriftstücke an, die im Papierkorb als normaler Hausmüll nichts zu suchen haben. Sie enthalten vertrauliche Daten, die Außenstehende nichts angehen. Das können zum einen persönliche Inhalte sein, die „nur“ – schlimm genug – zum Opfer der Neugier anderer werden. Zum anderen handelt es sich dabei oft um geschäftliche oder behördliche Unterlagen, die nicht in falsche Hände gelangen dürfen und vor Missbrauch zu schützen sind.

Moderne Aktenvernichter bewältigen außer Papier und Pappe auch die Kunststoffmaterialien, aus denen EC-Karten, Kreditkarten, Bonuskarten, CDs und DVDs bestehen.

Was für Schriftstücke gehören in einen Aktenvernichter

Bestimmt hast Du schon mehrmals Schreiben oder alte Kontoauszüge vor dem Entsorgen in klitzekleine Schnipsel gerissen, damit bloß niemand mehr etwas daraus entziffern kann. Bei kleineren Papiermengen geht das nebenher, bei größeren Mengen hört der Spaß jedoch auf. Vielleicht lagerst Du inzwischen Stapel alter Kontoauszüge, Arbeitszeiterfassungsbelege, Telefonrechnungen und Ähnliches, teilweise schon jahrzehntealt und wofür sich niemand mehr interessieren wird – außer vielleicht eines Tages ein Museum, sofern Du vorhast, mindestens 200 Jahre alt zu werden. Einfach in die Mülltonne oder ins Altpapier werfen kommt für Dich nicht infrage. Fürs Zerschnipseln fehlt Dir die Zeit. Der Stapel wird also weiter wachsen. Deine Rettung ist ein Aktenvernichter.

Ähnlich wie bei Dir läuft es auch in Unternehmen und Behörden ab. Zwar gelten für sie deutlich längere Aufbewahrungsfristen als für Privatpersonen. Trotzdem ist eines Tages der Tag da, an dem Schriftstücke ausrangiert werden dürfen. Einfach liegen oder stehen lassen ist hier keine Option, denn Platz bedeutet im Geschäftsleben gleichzeitig Geld. Ohne Aktenvernichter würden die Mitarbeiter verzweifeln. Dank PCs hat die Papierflut zwar etwas abgenommen, gut gefüllte Aktenschränke sind aber weiterhin Standard.

Typische veraltete, entsorgbare Schriftstücke für einen Aktenvernichter sind:

• Personalunterlagen
• Sozialversicherungsdaten
• Gehaltsabrechnungen
• Bankunterlagen
• Steuerunterlagen
• ausgediente Blankoschecks
• Versicherungspapiere
• Verträge
• Korrespondenz
• Rechnungen
• Patientendaten
• Protokolle
• falsch erstellte Dokumente
• abgelaufene Ausweise

Schriftstücke und Dokumente von Regierungen und Geheimdiensten finden ebenfalls in einem Aktenvernichter ein ihrer Bedeutung angemessenes Ende. Ebenso kannst Du dem verschwiegenen Gerät alte Briefe anvertrauen, falls sie Dir inzwischen nichts mehr bedeuten.

Die Schnitttechniken von Aktenvernichtern

Aktenvernichter arbeiten mit unterschiedlichen Schnitttechniken: Streifenschnitt, Kreuzschnitt und Mikroschnitt:

• Streifenschnitt: Beim Streifenschnitt erfolgt das Zerschneiden der in den Aktenvernichter eingelegten Blätter in wenige Millimeter schmale, senkrechte Streifen. Du wirst zu Recht an der Sicherheit dieser Schnitttechnik zweifeln, gehört doch nur ein wenig Geduld dazu, die einzelnen Streifen wie bei einem Puzzle wieder zu einem Ganzen zu fügen. Zwar könntest Du die Streifen in verschiedene Portionen aufteilen und getrennt sorgen, doch wäre das umständlich.
• Kreuzschnitt: Mehr Sicherheit in der Aktenvernichtung bietet der Kreuzschnitt beziehungsweise Cross Cut. Dabei erfolgt das Zerschneiden nicht nur senkrecht, sondern auch horizontal. Je enger die Schnittabstände sind, desto feiner wird alles zerkleinert und umso verzweifelter werden Datendiebe.
• Microschnitt: Der Microschnitt macht Dokumenten am intensivsten den Garaus. Die auch als Partikelschnitt bezeichnete Technik zerlegt das zu vernichtende Material in winzige Teile, die ein erneutes Zusammensetzen extrem erschweren.

Der richtige Aktenvernichter für Privatpersonen

Wenn Du als Privatperson nach dem richtigen Aktenvernichter suchst, kann ein Streifenschnittgerät durchaus für Dich das richtige sein. Es hängt zum einen davon ab, welcher Art Deine Papiere sind, die Du zerschreddert entsorgen möchtest. Zum anderen spielt eine Rolle, mit welcher Aktenvernichtungsmethode Du Dich wohler fühlst. Zu bedenken ist, dass manche genug kriminelle Energie entwickeln könnten, um an Deine Originalunterschrift und Bankdaten zu gelangen, mit der sie anschließend zu Deinem Schaden Verträge in Deinem Namen abschließen. Ebenfalls nicht unterschätzen solltest Du neugierige Nachbarn, die später mit erhaltenen Informationen aus Kontoauszügen oder privaten Briefen hausieren gehen oder Dich sogar erpressen. Entweder Du entsorgst derart sensible Unterlagen separat oder entscheidest Dich gleich für ein Kreuzschnittgerät.

Der richtige Aktenvernichter für Unternehmen und Behörden

Die Vernichtung von Unterlagen mit sensiblen Firmen- und Behördendaten sollte Streifenschnittmodellen nicht anvertraut werden. Bereits Kleinunternehmer sollten sich mindestens einen Kreuzschnitt-Aktenvernichter zulegen. Einrichtungen mit besonders sensiblen Daten wie Behörden, Krankenhäuser oder Arztpraxen sollten gleich einen Aktenvernichter mit Partikelschnitt anschaffen. Bei anderen Unternehmen hängt die Entscheidung von der Art der zu vernichtenden Papiere und sonstigen Datenträgern ab.

Aktenvernichter: Was außerdem bei der Kaufentscheidung wichtig ist

Beim Kauf eines Aktenvernichters kommt es neben der Schnitttechnik auf weitere Details an:

• Lautstärke: Moderne Aktenvernichter arbeiten inzwischen geräuschärmer als noch vor einigen Jahren. Lauter als ein Staubsauger müssen sie nicht mehr sein. Meistens sind sie deutlich leiser.
• Abfallvolumen: Die Menge von in Streifen geschnittenen Dokumenten fällt voluminöser aus als jene von Kreuzschnitten und Microschnitten.
• Materialsorten: Sollen außer Papier noch weitere Materialien zerkleinert werden wie dicke Pappe, Kunststoff, CDs und DVDs, ist hierauf bei den einzelnen Aktenvernichtern extra zu achten. Ein Problem für viele Aktenvernichter stellen auch verbliebene Büro- oder Heftklammern an Schriftstücken dar.
• Leistungsvermögen: Insbesondere die mögliche Blattmenge der in den Aktenvernichter einführbaren Dokumentenstapel und die Schneidgeschwindigkeit sind wichtige Indizien für das Leistungsvermögen eines Aktenvernichters.
• Überhitzungsschutz: Aktenvernichter mit integriertem Überhitzungsschutz erleiden durch Heißlaufen keinen Schaden, denn sie schalten sich zum Abkühlen automatisch rechtzeitig aus. Bei einigen Geräten leuchtet stattdessen eine Warnlampe auf.

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Was tun bei Großmengen in der Aktenvernichtung?

Gerade in Unternehmen und Behörden fallen immer wieder extrem große Mengen zur Aktenvernichtung an. Es gibt auf Aktenvernichtung spezialisierte Unternehmen, die solche Großmengen mit dem Lkw abholen und bei sich vernichten. Das klingt zunächst bequem. Zu bedenken ist jedoch, dass in dem Moment, wo der Lkw mit dem Material davonfährt, die eigene Kontrolle darüber endet. Auch wenn die meisten Aktenvernichtungsunternehmen seriös arbeiten dürften, kann nie 100-prozentig ausgeschlossen werden, dass nicht doch Informationen in falsche Hände geraten. Unternehmen und Behörden sind daher mit speziellen Großmengen-Aktenvernichtern besser beraten. Ein Kompromiss wäre, nur die Unterlagen mit unverfänglicheren Inhalten zur Vernichtung außer Haus zu geben.

Wie sicher sind die Ergebnisse von Aktenvernichtern?

Moderne Geräte zur Aktenvernichtung machen im Allgemeinen einen guten Job. Dennoch wirst Du beim Lesen unseres Artikels bemerkt haben, dass eine absolut sichere Dokumentenvernichtung mit Geräten bisher nicht möglich ist. 100-prozentig sicher wäre es nur, alles zu verbrennen. Mit entsprechender Geduld lassen sich viele zerschredderte Papiere wieder zusammensetzen. Es gibt sogar Computerprogramme, die gescannte Papierschnipsel wieder zusammenfügen. Was Kriminalisten und Historikern die Arbeit erleichtert, kann leider auch Kriminellen helfen.

Bei der Aktenvernichtung verhält es sich ähnlich wie mit einer Einbruchsicherung: Beide lassen sich überlisten. Theoretisch gelangt ein Einbrecher nämlich in jedes Haus. Praktisch steht er jedoch unter Zeitdruck. Ein gut gesichertes Schloss zu knacken dauert ihm zu lange. Ist er nicht innerhalb weniger Minuten erfolgreich, bricht er die Aktion ab und versucht es woanders. Ähnlich verhält es sich auch mit der Vernichtung von Unterlagen. Je kleiner die Schnipsel sind, desto eher kapituliert ein Datendieb.

P. S.: Aktenvernichtung und die DSGVO

Mit dem 25. Mai 2018 endete die Übergangsfrist zur ab dann verbindlichen DSGVO. Davon betroffen ist auch die Aktenvernichtung. Worauf Unternehmer, Freiberufler, Behörden und Vereine nun beim Kauf von Aktenvernichtern achten müssen, erfährst Du in unserem Spezialartikel.

Kurz gesagt:

Elektrische Aktenvernichter sind eine gute Wahl für das rationelle Entsorgen von Unterlagen, deren Informationsgehalt Außenstehende nichts angeht. Zudem beugen Aktenvernichtungsgeräte einem Datenmissbrauch wirkungsvoll vor. Im Angebot sind verschiedene Modelle von Aktenvernichtern, die sich durch ihre Schnittmethoden unterscheiden und darüber hinaus durch weitere Ausstattungsmerkmale. Hier lohnt sich für Kaufinteressenten der Vergleich besonders. Privatpersonen, Geschäftsleute und Behördenmitarbeiter finden so das genau auf ihre speziellen Erfordernisse abgestimmte Gerät und vermeiden einen Fehlkauf.